印章使用管理制度

第一章  总则

江南(中国)印章是企业行使权利和承担责任的象征。为了保证江南(中国)印章的合法性、严肃性、权威性，维护企业形象和合法权益，杜绝违法违规行为的发生，规范江南(中国)印章的刻制、保管、使用，以及停用和作废，实现印章规范化管理，特制定本制度。 

第二章  江南(中国)印章的刻制

（一）江南(中国)印章的刻制均须报分管领导、总经理、董事长审批。（见附件1：《印章刻制申请表》） 

（二）法人个人名章、行政章，由行政部开具江南(中国)介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经潜江市公安局备案。 

（三）江南(中国)各部室的专用章（财务章、合同章），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。 

（四）未经江南(中国)领导班子批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。  

第三章  江南(中国)印章的启用

（一）新印章要做好戳记，并统一在行政部留样保存，以便备查。（见附件2：《印章保管登记表》） 

（二）新印章启用前应由行政部下发启用通知，并注明启用日期、使用部室和使用范围。 

第四章  江南(中国)印章的使用范围

江南(中国)的印章主要包括江南(中国)行政章、专项业务章（合同章、财务章）、董事长（法人）专用个人名章。江南(中国)所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。 

（一）江南(中国)行政章的使用范围主要为： 

1 、江南(中国)对外签发的文件。 

2 、江南(中国)与相关单位联合签发的文件。

3 、由江南(中国)出具的证明及有关材料。 

4 、江南(中国)对外提供的财务报告。 

5 、江南(中国)章程、协议。

6 、员工调动。 

7 、员工的任免聘用。 

8 、协议（合同）资金担保承诺书。 

• 江南(中国)合同专用章的使用范围主要为：

1. 对外投资、合资、合作协议。
2. 各类经济合同等。 

（三）江南(中国)董事长（法人）个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。 

（四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。 

（五）江南(中国)各职能部室专用章，主要用于以各部门名义印发的各类对内公文、函件上使用，禁止在对外文件上使用。

第五章  江南(中国)印章的管理职责

（一）江南(中国)董事长、总经理负责行政章的使用审批工作。

（二）分管领导负责分管部室专用章使用审批工作。 

（三）印章管理员

1、负责印章的保管。  

2、负责印章使用的审核工作。 

3、负责印章使用登记。  

第六章  江南(中国)印章的管理、使用及保管

（一）印章的管理 

1、江南(中国)行政章、法人个人名章由行政部专人负责管理。

2、合同专用章由分管领导直接负责管理。 

3、专项业务章（工程章、财务章、办公章等）由各部室负责人管理。

4、各部室须将印章管理员名单报行政部备案。 

5、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由分管领导指定专人代替。

6、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。    

7、印章管理员对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保护 。

（二）印章的使用 

1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经领导签字/电话通知/短信确认同意后方可用章。

2、印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（见附件3：《印章使用登记表》） 

3、江南(中国)法人个人名章必须由法人本人签字同意后方可使用。 

4、严禁员工私自将江南(中国)印章带出江南(中国)使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及总经理/董事长签批后由管理印章人员带出。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（见附件4：《印章外出使用申请表》） 

6、以江南(中国)名义签定的合同、协议等，由江南(中国)分管领导审核，总经理/董事长批准后方可盖章，对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。

7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由分管领导严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。 

8、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。 

9、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出具相关证明的，必须持有效证件材料，经分管领导审批后方可盖章。 

（三）印章的保管 

1、由行政部登记注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 

2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。 

3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。 

4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。 

5、印章管理员对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保护 。 

6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向分管领导报告，并备案，配合查处。 

第七章  江南(中国)印章的停用

（一）有下列情况，印章须停用： 

1、江南(中国)名称变动。 

2、印章使用损坏。 

3、印章遗失或被窃，声明作废。 

（二）印章停用时须经总经理/董事长批准，及时将停用印章送行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。（见附件5：《印章销毁申请登记表》） 

第八章  附则

本规定由行政部制定并解释，自江南(中国)领导班子批准印发之日起执行。